Case history oceano – EXCLUSIVE: e-commerce

ILPROFILO

Exclusive, leader nel settore dell’oggettistica  per la casa, grazie all’integrazione tra il gestionale Oceano e il sistema di e-commerce del sito web, ha ottenuto vantaggi concreti nella gestione del flusso informativo  e del ciclo logistico.Questo ha permesso all’azienda veneta di distinguersi rispetto alla concorrenza oltre che per l’originalità del design, anche per la velocità di approvvigionamento dei rivenditori e per la flessibilità di gestione degli acquisti on-line.

Exclusive è un’azienda giovane e dinamica, operante nel settore dell’oggettistica per la casa. Nata nel 2003, si è affermata da subito nel panorama dei complementi di arredo e del design grazie ad una strategia innovativa improntata sul web come primario strumento di business sia verso l’acquirente finale che verso i rivenditori di arredamento, clienti istituzionali della società.

Exclusive vanta una partnership di pregio con il Gruppo Doimo, colosso italiano dell’arredamento con all’attivo 28 aziende e 1.200 dipendenti.
Il grande network Doimo ha scelto, infatti, Exclusive come unico ed esclusivo partner per l’oggettistica, trovando in quest’azienda un’offerta a 360 gradi di articoli per la zona giorno, l’area cucina, la zona notte e il complemento per bambino. Tale sinergia non è solo commerciale, ma si esplicita sin dalla fase di progettazione e selezione degli articoli, per una perfetta armonia con la personalità e lo stile inconfondibile delle altre aziende del Gruppo Doimo.

LE ESIGENZE

“Exclusive opera in un mercato, quello dell’oggettistica e dei complementi di arredo, estremamente volatile. I gusti dei consumatori, le mode e le tendenze cambiano con velocità crescente e anche il sistema informativo doveva aiutarci ad assecondare questa tendenza per poter reagire tempestivamente alle richieste dei clienti”- ci spiega Cristiana Rosada, Direttore di Exclusive Srl.
L’acquisto di complementi per la casa rientra per la maggioranza dei casi nella categoria dei cosiddetti acquisti emotivi. Occorreva, quindi, un sistema che  permettesse al cliente finale di effettuare la spesa esattamente nel momento in cui il desiderio da latente diviene manifesto.
Anche i negozi di arredamento sono sempre più sensibili all’esigenza di adeguarsi alle continue variazioni dei gusti, modificando di frequente l’esposizione e le ambientazioni, e offrendo ai visitatori un assortimento sempre più vario ma al tempo stesso sempre più velocemente soggetto ad obsolescenza. Bisognava progettare quindi un modello che permettesse al rivenditore dei prodotti Exclusive di approvvigionarsi tempestivamente senza dover accantonare scorte di magazzino.
Il punto di incontro di queste esigenze si è trovato nell’integrazione spinta tra il sito web e il gestionale, con automatismi che garantissero un’agile controllo amministrativo e logistico del ciclo delle vendite, affrontando la problematica nella duplice direzione business to business e business to consumer.

LE SOLUZIONI

Il progetto Exclusive e le relative personalizzazioni sono state sviluppate da Infotre, partner certificato EdiSoftware, che ha messo in campo tutta la sua pluriennale esperienza nella realizzazione di software verticali in particolare per il settore dell’Arredamento. Mauro Brunello di Infotre racconta la genesi del progetto: “La principale problematica da affrontare era quella di far dialogare in maniera diretta e trasparente l’e-commerce del sito web con l’applicativo gestionale”. Nella software selection, questo prerequisito ha influito in maniera preponderante nella scelta di Oceano, insieme ad altri tre imperativi richiesti da Exclusive: ambiente Windows, database relazionale, applicativo standard ma facilmente personalizzabile. Durante la delicata fase di analisi, Infotre si è avvalsa anche dell’ausilio dei consulenti del Supporto Progetti di EdiSoftware.
“Attraverso il modulo XML Import/Export presente in Oceano abbiamo implementato una procedura schedulata, che crea dei file XML per lo scambio tra il web e il gestionale di tutti i dati riguardanti clienti, articoli, listini. Gli ordini vengono importati in Oceano aggiornando automaticamente la situazione del magazzino e calcolando la disponibilità degli articoli in base all’impegnato” prosegue Mauro Brunello.
“Questo è estremamente importante” - ci spiega Cristiana Rosada - “in quanto la strategia di Exclusive prevede che possano essere confermati soltanto quegli ordini interamente evadibili, al fine di garantire la consegna in tempi brevissimi. Quando un articolo a magazzino scende sotto una scorta minima predefinita, abbiamo addirittura realizzato un automatismo che non lo rende più visibile sul catalogo on-line”. 
Il modulo XML è stato usato anche per l’importazione degli ordini generati attraverso terminalini batch e lettori di codici a barre che creano ordini pro-forma. Questi lettori  vengono utilizzati per la raccolta degli ordini durante le fiere, nello show room o dai funzionari vendite impegnati sul territorio.
“Dopo aver verificato l’ordine per la definitiva evasione, si passa al magazzino” -racconta Brunello- “Per automatizzare al massimo l’operatività, è stata realizzata una procedura che permette di creare delle liste di picking per  il prelievo della merce, che vengono caricate su lettori barcode collegati in radiofrequenza direttamente al database di Oceano. Le liste sono ordinate secondo un codice di picking visualizzabile direttamente sul monitor del lettore che guida l'operatore all'interno del magazzino per il prelievo della merce”.

I VANTAGGI

“La scelta di un modello di Business improntato sul web ci ha permesso di distinguerci da subito sul mercato”- ci dice con orgoglio Cristiana Rosada- “Nessun nostro competitor può garantire ai suoi rivenditori tempi di consegna così brevi e senza obblighi minimi di acquisto. I negozi di arredamento che acquistano da Exclusive, possono permettersi di ordinarci la merce quando l’hanno già venduta al consumatore finale, perché sanno che riceveranno anche un singolo articolo nell’arco di pochi giorni. Senza contare che i nostro catalogo sul web è sempre aggiornato, pronto ad adeguarsi alla minima variazione delle tendenze moda e senza gli enormi costi derivati dalla stampa e distribuzione dei listini e delle brochure tradizionali”.
Anche la scelta di automatizzare al massimo il ciclo attivo e il magazzino presenta vantaggi notevoli. Innanzitutto gli ordini non vengono mai inseriti manualmente, ma importati dal web o da terminalini barcode, rendendo pressoché impossibile qualsiasi imprecisione. Per quanto riguarda la fase logistica, il picking guidato dai lettori di codici a barre riduce notevolmente i tempi di preparazione della spedizione e azzera gli errori nella fase di prelievo della merce.