Case history OndaUp – MAAP : assegnazione e fatturazione spazi commerciali

ILPROFILO

MAAP è la sigla del Mercato Agroalimentare di Padova, un consorzio che riunisce 48 attività commerciali e che, con la commercializzazione di 350.000 tonnellate annue di prodotti ortofruttutticoli, è diventato leader tra i mercati all'ingrosso in Italia.

La sua posizione strategica, posta sulle direttrici dell’autostrada Milano/Venezia e Venezia/Bologna, rende inoltre il MAAP un punto di riferimento privilegiato non solo per i grossisti del Triveneto ma anche per i Paesi dell’Europa dell’Est.
Il MAAP opera sin dal 1934 e nel 1993 stabilisce la sua sede nell’attuale stabilimento che occupa 250.000 mq di area complessiva. Da sottolineare gli oltre 20.000 mq di piattaforme logistiche attrezzate  nelle quali si svolgono attività di stoccaggio frigorifero dei prodotti, rilavorazione e confezionamento, gestione delle spedizioni per l’export e per la GDO.
Le certificazioni ISO 9001 e Vision 2000 completano l’impegno del MAAP nel fornire prodotti di alta qualità unitamente a servizi tecnologicamente avanzati.

LE ESIGENZE

L’Amministratore Delegato, Giancarlo Daniele, ci racconta con un sorriso di quando, nel lontano 1984, l’enorme terminale allora utilizzato in azienda era collegato direttamente con il CED del comune di Padova: “Fino al 1997 il MAAP è stato una struttura prettamente pubblica. Si è passati, in un secondo momento, all’attuale assetto di azienda a capitale misto e questa trasformazione ha significato un sempre maggior orientamento verso una visione di stampo imprenditoriale, che puntasse alla semplificazione delle azioni amministrative, introducendo una nuova cultura gestionale e, con essa, nuove forme di gestione dei servizi di riferimento. Abbiamo puntato quindi sulla scelta di Ondaup, ritenuto il software più idoneo in termini di completezza e flessibilità”.
“Alla parte amministrativa gestita con Ondaup – ci spiega Andrea Florida, responsabile del progetto MAAP per Infotre - bisognava affiancare ed integrare la gestione di tutte le problematiche inerenti i parcheggi, gli accessi e le aree date in affitto ai concessionari.”.
Daniele spiega, infatti, che ogni concessionario paga al MAAP un affitto mensile del posteggio occupato.  Ciascuna azienda intrattiene quindi un rapporto contrattuale che genera movimenti periodici fatturabili, ai quali va affiancata la fatturazione dei servizi accessori erogati. “Volevamo fortemente eliminare il pagamento immediato dei servizi, evitando quindi la circolazione di denaro contante soprattutto per quanto riguardava gli accessi, che rendeva difficoltoso il controllo degli incassi”.
Inoltre, una delle principali criticità nella gestione di un mercato, riguarda la necessità di una veloce ed efficiente rilevazione delle merci in ingresso sia ai fini statistici che di fatturazione. Il management esigeva di conoscere la merce in entrata rilevandone non solo la natura ma anche e soprattutto la provenienza e la quantità.
L’Amministratore Delegato del MAAP, aggiunge: “Una società delle dimensioni di un Mercato Ortofrutticolo, inoltre, sente l’esigenza di gestire agilmente una formalità importante come la gestione del protocollo della corrispondenza esterna ed interna. Bisognava approntare quindi una procedura che consentisse di monitorare e di categorizzare la corrispondenza per agevolarne così anche l’archiviazione”.

LE SOLUZIONI

La personalizzazione richiesta nasceva quindi dall’esigenza di integrare il pacchetto Ondaup con i processi di generazione automatica di movimenti fatturabili, scaturiti dai contratti(movimenti periodici) e dai rilevamenti all’ingresso(movimenti mensili).
“I movimenti periodici – ci spiega Florida – sono contratti/abbonamenti sostanzialmente riferiti all’affitto delle superfici, di durata variabile, legati ad uno specifico cliente e ad un causale, che determinano righe di fatturazione con scadenza variabile durante il periodo di validità. La generazione delle fatture discrimina in base alla periodicità e seleziona solo i movimenti da fatturare nel mese corrente.
I movimenti mensili, riferiti ai servizi accessori erogati dal MAAP, sono anch’essi legati a cliente e causale, ma non si ripetono nel tempo.  Possono derivare da generazioni automatiche o essere inseriti manualmente dall’operatore”.
“In pratica – ci spiega Daniele – l’intera gestione dei movimenti fatturabili si basa sulla determinazione delle tariffe in base ad una tabella di causali, che specificano i parametri con cui verranno generate le fatture: prezzo, contropartita, IVA, etc. In questo senso le causali assumono lo stesso valore di un listino prezzi”.
Tramite la maschera personalizzata di generazione automatica si procede quindi all’emissione delle fatture mensili, con la possibilità di scegliere il periodo di riferimento, la data delle fatture generate, la tipologia di documento ed il cliente.
“La generazione dei movimenti fatturabili inoltre – illustra Florida – tiene conto della rilevazione delle merci in ingresso. Tramite una maschera appositamente creata di ‘Inserimento Statistiche’, è possibile inserire dati che determineranno l’applicazione di tariffe specifiche, come ad esempio, il fuori orario. E’ possibile procedere poi con la generazione dei movimenti da statistiche, anche qui pilotati dalle causali inserite, in particolare per quanto riguarda il quintalato introdotto.  La rilevazione delle merci in ingresso, inoltre, è stata ulteriormente automatizzata creando una maschera di acquisizione dati gestita tramite Touch Screen posti all’entrata del mercato”.

I VANTAGGI

Velocità ed efficienza, queste le richieste imperative dell’Amministratore Delegato del MAAP GianCarlo Daniele: “Abbiamo improntato la ricerca del software alla quasi totale automatizzazione dei processi. Dovevamo dotarci di uno strumento che ci permettesse l’ integrazione dei flussi operativi migliorando l’efficienza interna: Ondaup poteva fornirci quelle caratteristiche di scalabilità e flessibilità di cui avevamo bisogno. Grazie alla procedura di generazione automatica delle fatture, il MAAP è riuscito ad ottenere innumerevoli vantaggi dal punto di vista amministrativo: “Il successo della personalizzazione si deve soprattutto alla flessibilità di Ondaup, che abbiamo potuto adeguare alla mappa della nostra operatività.. A fine mese l’amministrazione lancia la fatturazione con un clic del mouse, la fattura che si ottiene è riepilogativa sia dei servizi che dei movimenti mensili. In questo modo abbiamo potuto evitare il flusso di denaro contante soprattutto per la gestione degli ingressi, che vengono gestiti in modo totalmente automatizzato”. Anche ai fini statistici il MAAP ha il pieno controllo sulla merce in ingresso: grazie ai Touch Screen posti alle entrate del mercato gli operatori smaltiscono in pochi secondi i dati relativi agli ingressi. “Una maschera gestionale di tipo tradizionale – ci spiega Mauro Brunello, Amministratore di Infotre – avrebbe rallentato di molto l’operatività e avrebbe richiesto, inoltre, un training specifico per gli operatori all’ingresso del mercato”.