Dic
20

Come creare un messaggio di risposta automatica efficace

Come creare un messaggio di risposta automatica efficace

Anche tu vai in vacanza a goderti qualche giorno di meritato riposo?

È una notizia fantastica e sono sicuro che non ne vedrai l’ora

Purtroppo, però, non si possono lasciare le questioni di lavoro così come sono e andare a godersi le vacanze. Ogni vacanza richiede una pianificazione. Impostare una risposta automatica alle e-mail per le vacanze è una delle tante cose da fare prima di partire.
 
Approfondiamo un po' l'argomento e vediamo perché c’è bisogno di un'e-mail di risposta per le vacanze e qualche indicazione per renderla più efficace.

 Vale proprio la pena di attivare la risposta automatica?
Prima di tutto, cos'è un'e-mail di risposta automatica? Nel nostro caso, è un messaggio che viene inviato automaticamente a tutti coloro che scrivono al tuo indirizzo e-mail mentre sei in vacanza. Si può anche chiamare messaggio di risposta automatica per le vacanze o semplicemente messaggio out-of-office.
 
Perché un messaggio di risposta automatica per le vacanze è così importante?
 
Per informare i tuoi contatti che per qualche giorno la tua disponibilità è limitata.
Con un semplice messaggio di risposta automatica per ferie puoi comunicare ai tuoi contatti che non potrai rispondere per qualche tempo. Di conseguenza, non si aspetteranno che tu lo faccia e non ti serberanno rancore per non averli richiamati.
 
Per definire le aspettative dei tuoi partner o clienti.
In una risposta automatica, devi specificare bene il periodo della tua assenza. In questo modo, le persone sapranno quando potranno aspettarsi una risposta alle loro richieste. Quando le persone sanno quanto tempo devono aspettarti, si sentiranno più tranquille.
 
Per mantenere la comunicazione.
Ignorare un'e-mail di lavoro mentre si è in vacanza è probabilmente ciò che si dovrebbe fare di solito. Tuttavia, questo potrebbe anche costarti importanti contatti con partner o clienti.
Inoltre, l'impostazione di un messaggio di risposta automatica presuppone una certa trasparenza: dite onestamente ai vostri contatti quando possono aspettarsi il vostro ritorno. Un messaggio out-of-office non è solo una necessità, è anche un segno di fiducia.
 
Per indicare una soluzione alternativa.
Con un messaggio e-mail di risposta automatica, quando è possibile, puoi reindirizzare richieste e problemi ai tuoi colleghi. In questo modo, alcune esigenze immediate possono essere risolte e i tuoi contatti e partner possono essere seguiti immediatamente. Come opzione, potresti lasciare il tuo numero di telefono in modo che da poter essere contattato in caso di urgenza (occhio che il concetto di urgenza non è lo stesso per tutti).
 
Per godersi una vacanza senza dover preoccuparsi troppo del lavoro
Salvo casi specifici, nessuno ti obbliga leggere le tue e-mail di lavoro mentre sei in vacanza. Tuttavia, anche ignorare chi ti scrive non è un'opzione. Un messaggio di risposta automatica è una grande opportunità per informare tutti coloro che potrebbero contattarti della tua temporanea indisponibilità. Considerala come una scusa per non doverti preoccupare troppo di controllare le tue e-mail: dopo tutto, le persone sono state avvertite.
 
Che cosa deve contenere il tuo messaggio di risposta automatica?
  • Una brevissima nota in cui si comunica che si è in vacanza (o si è assenti dall’ufficio, etc.)
  • Le date di inizio e fine dell'assenza / La data in cui sarai nuovamente reperibile
  • Eventuale nome e indirizzo e-mail della persona da contattare in caso di necessità
  • Eventuali istruzioni chiare su cosa fare in caso di urgenza
  • La tua firma
  • Qualcosa che renda più elegante o personale il tuo messaggio
Devo per forza aggiungere una firma ai risponditori automatici?
Assolutamente sì. La firma dell'e-mail è il modo migliore per dire o ricordare ai destinatari chi sei. Anche se non vuoi aggiungere troppe informazioni di contatto, Nome e cognome non devono mai mancare.


Come fare a rendere efficace il messaggio?
Innanzitutto, un messaggio di risposta automatica è efficace quando da informazioni chiare sulla tua attuale indisponibilità e sulla data in cui ci si aspetta che tu sia di nuovo al lavoro. Tutto sommato, è esattamente quello che le persone che ti scrivono vogliono sapere. Controlla che le informazioni siano scritte in maniera chiara e semplice.
 
In secondo luogo, un buon messaggio di risposta automatica per le vacanze ha un tono di voce. La tua voce. Non renderlo impersonale e troppo automatico. Se riesci, aggiungi un po' di te stesso: un saluto personale, un'immagine, un riferimento ti caratterizza. Un tocco personale alla tua risposta automatica potrebbe essere quello di inserire un cenno di ringraziamento per le persone che suggerisci di contattare durante la tua assenza.
 
In terzo luogo, potresti renderlo visivo. Potresti aggiungere la tua foto o un’immagine che ricordi le vacanze.

Per ora è tutto.  Siamo pronti per le vacanze?