Se si osservano i problemi che gli utenti e gli amministratori IT riscontrano solitamente con Microsoft Outlook, si può capire come l’archiviazione della posta elettronica possa semplificare in molti modi la vita degli utenti. Capita spesso per esempio che Outlook fatichi a sincronizzare le e-mail in arrivo, o che all’improvviso cominci a riavviarsi da solo ogni due o tre minuti. E se si tratta di recuperare vecchie e-mail, spesso si ha a che fare con file PST che sono compromessi o sparsi sui vari PC collegati in rete.

Le caselle di posta troppo piene possono ostacolare il funzionamento di Microsoft Outlook
Anche se non c’è dubbio che Outlook sia un client di posta elettronica molto diffuso, affidabile e versatile, questo tipo di inconvenienti sono abbastanza tipici, indipendentemente dal server di posta elettronica utilizzato (ad esempio Server Exchange, Microsoft 365, Kerio Connect, MDaemon, Zimbra, ecc.).La causa di questi problemi è spesso semplice: caselle di posta esageratamente piene. È vero che molti fornitori di servizi e-mail, Microsoft in testa, forniscono caselle che possono arrivare fino a 50GB o addirittura 100GB, Tuttavia, la maggior parte degli utenti conserva abitualmente le e-mail nelle caselle di posta per periodi di tempo lunghi e, prima o poi, lo spazio disponibile si esaurisce. Un’enorme quantità di e-mail può inoltre compromettere le prestazioni del client Outlook: i file PST sono noti per causare problemi una volta che raggiungono una certa dimensione. Un file PST danneggiato può impedire l’avvio di Outlook e rendere irrecuperabili alcune e-mail. Con una casella di posta “obesa”, se non si dispone di una connessione internet premium, anche la semplice sincronia della inbox a volte può diventare problematica.

Se vuoi ottimizzare le prestazioni delle tue installazioni di Outlook, dovrai innanzitutto cercare di ridurre il volume dei dati memorizzati nelle caselle di posta degli utenti. Limitarsi a cancellare i vecchi messaggi non è quasi mai una soluzione accettabile, faresti meglio a valutare una soluzione di archiviazione.

La regola del 3-2-1 per l’archiviazione
Microsoft offre ai clienti di Outlook, Exchange Server e Microsoft 365 o Exchange Online varie funzioni di archiviazione che sono comprese o fanno parte di specifici piani a pagamento. Queste includono: l’archiviazione automatica di Microsoft Outlook, l’archivio “in place” di Microsoft Exchange o l’archiviazione online di Exchange (EOA). Analizzando nel dettaglio, le funzioni di archiviazione native nelle soluzioni di posta elettronica di Microsoft si presentano con qualche lacuna. Per esempio, se si utilizza Exchange Online con un archivio in place o con l’archiviazione tramite EOA, possono emergere problemi nelle questioni di privacy dei dati e conformità alle normative, per non parlare delle questioni relative alla sovranità e permanenza dei dati se un’azienda con Microsoft 365 ha filiali in diverse località internazionali.
Chi intende archiviare le sue e-mail esclusivamente tramite le funzioni native offerte da Microsoft, dovrà poi essere consapevole che l’archivio non sarà indipendente dal sistema di posta elettronica che lo supporta. Questa modalità contravviene a quella che è conosciuta come la regola del 3-2-1, una best practice riconosciuta che richiede a un’azienda di conservare tre copie dei suoi dati: due a livello locale e una in un ambiente remoto. Per esempio, una copia potrebbe essere tenuta in Outlook (sul server di posta elettronica), un’altra in una soluzione di backup e archiviazione locale, e la terza nel cloud o come backup off-site. Se si utilizzano solo le opzioni native di archiviazione della posta elettronica fornite da Outlook, la regola 3-2-1 sarà difficile da osservare. Ad esempio, le funzioni native di Microsoft 365 utilizzano la piattaforma stessa per proteggere i dati memorizzati su di essa. Quindi, se si verificano problemi con la disponibilità della piattaforma 365, i dati non saranno disponibili per tutta la durata del guasto. E se le e-mail sulla piattaforma vengono cancellate, in modo doloso o accidentale, potrebbe essere impossibile recuperarle. La cessazione di un utente 365, inoltre, comporta la perdita di tutto il suo contenuto online e questo potrebbe comportare un problema per l’azienda. Per questo motivo molte aziende scelgono di ricorrere a soluzioni di terze parti per proteggere le proprie e-mail su 365.

Una soluzione specializzata per l’archiviazione della posta elettronica può aiutarti a migliorare le prestazioni di Outlook
L’utilizzo di una soluzione di archiviazione indipendente può favorire l’osservanza della regola del 3-2-1. Questa flessibilità è importante soprattutto per gli utenti di servizi di posta elettronica basati sul cloud come Microsoft 365. Per un mezzo di comunicazione così importante come la posta elettronica, i dati originali, i backup e gli archivi non dovrebbero dipendere da una sola piattaforma.

Oltre all’indipendenza della piattaforma, una soluzione di archiviazione di terze parti offre anche altri benefici:

✅  Conformità della posta elettronica

Una solida soluzione di archiviazione della posta elettronica è un fattore vitale per la gestione della posta elettronica, in quanto consente alle aziende di conservare in modo centralizzato le e-mail e mantenerle disponibili e recuperabili per un periodo di molti anni. Inoltre, ci sono industrie che sono soggette a normative più stringenti rispetto ad altre, soprattutto se trattano dati personali sensibili. Ogni azienda deve valutare se la soluzione di archiviazione della posta elettronica che sta utilizzando è dotata delle caratteristiche necessarie per aderire ai requisiti di conformità delle normative vigenti.

✅  Protezione contro la perdita di dati

Non importa se in modo accidentale o intenzionale, se un dipendente cancella le e-mail essenziali per l’azienda, la perdita di dati si traduce spesso in problemi in altre aree. Con l’aiuto di una soluzione di archiviazione per e-mail, è possibile memorizzare una copia di tutti i messaggi esistenti, riducendo al minimo la possibilità di perdita dei dati.

✅  Aumento della produttività

Una soluzione di archiviazione aumenta sensibilmente la velocità di accesso alle informazioni memorizzate nelle e-mail, aumentando così la produttività dei singoli utenti. Per esempio, gli utenti che utilizzano una soluzione di archiviazione professionale, potranno accedere ai loro archivi tramite una funzione self-service e recuperare velocemente le loro e-mail con l’aiuto di strumenti di ricerca full-text..

Conclusione
Se vuoi ottimizzare le prestazioni di Microsoft Outlook, è necessario cercare di ridurre la quantità di dati memorizzati nelle caselle di posta dei vari utenti. Cancellare semplicemente le e-mail può essere una scelta rischiosa a livello normativo e per i requisiti di conformità, generando seri problemi.
La soluzione più sensata è quella di memorizzare le e-mail in modo permanente in un archivio separato ma in molti casi le opzioni native di casa Microsoft potrebbero non essere in grado di gestire al meglio questo compito.
Per questo una soluzione indipendente specializzata nell’ archiviazione della posta elettronica potrebbe essere l’opzione più adatta per soddisfare le esigenze della tua azienda.