Alcune Semplici Regole su Come Organizzare i tuoi File
Vediamo allora alcune regole semplici per gestire i tuoi file e le tue cartelle:

Non archiviare i file sul desktop!
Il tuo desktop dovrebbe essere pulito e mostrare quell’incantevole sfondo ad alta risoluzione che hai. Dovrebbe contenere solo il cestino e qualche altra icona. Occasionalmente, può essere utile mettere uno o due file sul desktop perché servono ad un lavoro che stiamo facendo; a lavoro finito, i file vanno messi a posto nelle cartelle appropriate.

Limita la creazione indiscriminata di cartelle
Quando crei cartelle, pensa in modo minimale. Se hai fatto un buon lavoro di mappatura iniziale, La maggior parte dei file può trovare posto nella tua gerarchia senza la necessità di creare nuove cartelle. In generale, crea nuove cartelle solo se ti trovi con più file dello stesso tipo che non sai dove archiviare.
In questo modo diminuirai il rischio di trovarti con una struttura estremamente ramificata in cui molti rami sono del tutto inutili.
In sintesi: Mantieni la struttura delle tue cartelle il più semplice possibile.

Usa nomi dei file intelligenti
L’uso di nomi di file appropriati è molto importante. Dovresti generalmente dare ai file nomi descrittivi, pertinenti, indicativi dei contenuti, facilmente leggibili, unici e coerenti.
Se vuoi evitare problemi, non devi utilizzare caratteri speciali nei nomi dei file. Il rischio che i nomi dei file siano incompatibili con qualche applicazione di backup o di gestione dei dati, è sempre dietro l’angolo.

Nomina i tuoi file e le tue cartelle strategicamente
Uno dei nostri obiettivi per organizzare i nostri file è che siano facili da trovare. Un modo chiave per raggiungere questo obiettivo è pensare attentamente a come nominare le tue cartelle e i tuoi file. Non deve essere nulla di complicato: cerca per esempio di immaginare le circostanze in cui ne avrai bisogno e le parole che probabilmente userai quando cercherai di trovarlo.

Pensa a salvare il pdf di una bolletta del telefono. Pensi che “bolletta telefono.pdf” sia un buon nome? Probabilmente no. “bolletta telefono gennaio.pdf” non è molto meglio.
Quindi, quando stai nominando quella bolletta del telefono, pensa a come potresti cercarla. Probabilmente:
• Per data (voglio la bolletta del telefono di gennaio 2023)
• Per azienda (voglio la bolletta del telefono ACME Mobile)
• Per tipo di documento (voglio una bolletta del telefono)
Un buon nome dovrebbe permetterti di guardare i file in una cartella e vedere subito cosa rappresenta ciascun file senza aprirlo. Ti fornirebbe elementi che puoi usare per cercare. Quindi, un buon nome di file, in questo caso, potrebbe essere “2023-01-ACMEMobile-Bolletta.pdf”.

Lo stesso concetto si applica alle cartelle. Non è utile avere un mucchio di cartelle chiamate “Fatture” dentro altre cartelle. Sarebbe meglio chiamare la cartella “Fatture-ACMEMobile”, magari dentro una cartella “Fornitori” in modo che tu possa usarne il nome per cercare in seguito. Banale, vero? Così banale che spesso ce ne dimentichiamo.

Risparmia Tempo nella Ricerca Utilizzando la giusta struttura di Sottocartelle.
Se decidi di archiviare alcuni file localmente o se non stai lavorando da un’unità condivisa, dipende in gran parte da cosa fai. Ad esempio, diciamo che sei un analista aziendale che svolge lavori di progetto. La tua struttura di directory potrebbe essere organizzata così:
• /nome del progetto 1
• /nome del progetto 1/in lavorazione
• /nome del progetto 1/in attesa
• /nome del progetto 1/definitivi
• /nome del progetto 2/…
• /nome del progetto 3/…
• /archivio
A colpo d’occhio, è chiaro fin da subito dove andare a posizionare i file che ci servono.
Utilizzando una struttura chiara dall’inizio, sarà dunque semplicissimo archiviare i tuoi file senza commettere errori e, in caso di lavoro in gruppo, sarà molto più semplice assegnare i diritti appropriati ad ogni cartella di lavoro.

Modelli di cartelle
Una volta che inizi ad analizzare come lavorare con file e cartelle, potresti notare di avere certe cartelle e sottocartelle che usi più volte.
Questo è particolarmente vero per documenti finanziari, lavori per i clienti e lavori di progetto.
Potrebbe dunque risultarti utile creare un modello di cartella con la struttura che desideri utilizzare. Quindi ogni volta che arriva un nuovo periodo finanziario, acquisisci un nuovo cliente o avvii un nuovo progetto, puoi semplicemente copiare quel modello di cartella.
Due vantaggi nell’organizzare con modelli:
• Risparmi tempo. Con pochi clic del mouse o tasti, hai creata l’intera struttura della tua cartella.
• Imponi coerenza. Sai che le tue cartelle avranno lo stesso nome ogni volta, il che significa che è più probabile che salverai le cose nel posto giusto, e rende molto più facile trovarle rapidamente con la ricerca.