MailStore - 8 buoni motivi per iniziare ad archiviare le e-mail

Se un dipendente lascia l’azienda cancellando tutte le sue email, ti crea qualche problema?
Se un file di Outlook si corrompe, sai come recuperare tutte le informazioni e i file contenuti lì dentro?
Lo spazio disco sul mailserver non basta mai?
Il personale ti continua a chiedere di recuperare messaggi cancellati?
Ogni attività oggi ruota intorno alle e-mail, poiché contengono informazioni, dati, documenti e contratti.
Ma tu ti preoccupi di proteggerle a dovere?
Non parlo di firewall e antivirus, parlo di archiviazione della posta elettronica.
Se non stai archiviando le tue email, ecco 8 motivi per cui dovresti iniziare a farlo subito.
1.Compliance

Non tutti ne sono a conoscenza ma l’archiviazione della corrispondenza elettronica è obbligatoria anche in Italia oltre che in altri paesi.
E a proposito di compliance, un’archiviazione email aiuta anche se ti stai allineando al GDPR, in particolare in riferimento agli articoli 1 e 20. 

2. Server più performanti

Una soluzione di archiviazione della posta elettronica alleggerisce il carico dei server. Per un mailserver gestire migliaia o milioni di messaggi e-mail accumulati negli anni è un compito gravoso. 
Se viene implementato un sistema di archiviazione della posta elettronica, ecco che si possono cancellare dal server tonnellate di e-mail: un server di posta più scarico può lavorare più velocemente.

3. Risparmio dello spazio disco

Una soluzione professionale di archiviazione della posta elettronica dovrebbe prevedere un sistema di compressione e deduplica dei messaggi.
Spesso infatti i messaggi di posta elettronica vengono inviati a più persone il che si traduce in un inutile spreco di spazio.
Un sistema di archiviazione di posta elettronica può farti risparmiare anche il 50% dello spazio su disco occupato dai messaggi di posta elettronica, con un conseguente risparmio di soldi.

4. Recupero delle email facilitato

Se un sistema di archiviazione e-mail è in grado di intercettare tutte le email in ingresso e uscita, allora costituisce in qualche modo una sorta di salvataggio o backup di tutta la comunicazione aziendale.
Se dovessero servire tutte le email di un determinato cliente o di un determinato reparto sarebbe possibile recuperarle con pochi click. Ciò non significa che il backup del mailserver non sia necessario.

5. Stop ai problemi di Outlook e dei file PST

Outlook e i file .PST sono un problema per tutti, sia per te che per i tuoi clienti: si corrompono, rallentano Outlook, sono difficili da gestire e da backuppare, non sono adatti a tenere le informazioni all’infinito, fanno perdere del tempo perché se ci sono dei problemi i clienti chiamano te.
Tutto questo può essere evitato con un sistema di archiviazione: si può importare tutta la posta elettronica presente nei file di Outlook in un contenitore  e si possono buttare via i tanto vituperati file PST.
Ed è più facile di quanto tu possa pensare.

6. Stop al problema delle quote

Se non si impone nessuna regola sai bene che gli utenti tengono tutte le comunicazioni di posta elettronica in linea, anche quelle vecchie di anni, senza cancellare mai niente con l’idea che possano sempre servire.
Per risolvere questo problema gli amministratori di rete sono soliti imporre delle quote, ossia dei limiti intesi come numero di email o dimensione dei messaggi che ogni utente può tenere in linea.
Questo normalmente fa infuriare gli utenti che sono costretti a cancellare della posta elettronica.
In realtà esiste una via d’uscita che accontenta sia gli amministratori di rete sia gli utenti.

7. Patrimonio informativo aziendale sempre al sicuro

Configurando correttamente l’archiviazione e-mail è possibile intercettare e archiviare ogni singolo messaggio in ingresso e in uscita. In questo modo anche se qualche utente cancella delle e-mail dalla propria posta elettronica, nell’archivio aziendale èsempre disponibile una copia non cancellabile: così nessuna informazione andrà persa.

8. Produttività alle stelle

I messaggi archiviati sono indicizzati, così come gli allegati: in questo modo richiamare un messaggio dall’archivio è questione di pochi secondi e può essere eseguito in modalità self-service senza dover scomodare il tecnico di turno per recuperare una vecchia e-mail. I tuoi utenti apprezzeranno questa possibilità.